Sébastien Balieu
Le déroulé d'une journée, de 9h à 17h
Créneau | Ce qui s'y passe | Durée |
|---|---|---|
9h00 - 9h30 | Accueil, café, retardataires | 30 min |
9h30 - 11h00 | Plénière : chiffres, cap, questions | 90 min |
11h00 - 11h15 | Pause | 15 min |
11h15 - 12h30 | Ateliers en groupes de 6 à 8 | 75 min |
12h30 - 14h00 | Déjeuner | 90 min |
14h00 - 16h15 | Activité debout, à l'extérieur | 135 min |
16h15 - 17h00 | Retour, restitution, photos | 45 min |
17h00 | Fin |
Deux heures quarante-cinq de contenu assis le matin, une seule séquence l'après-midi. Le déséquilibre est voulu : tout ce qui demande une salle est groupé avant le déjeuner.
Annoncez l'heure de fin de la plénière en l'ouvrant, en même temps que son heure de début. Sans cette limite, le retard se reporte sur les ateliers de 11h15, et c'est le seul créneau de la matinée où les équipes prennent la parole.
Les questions qui arrivent à 10h55, vous les notez et vous les traitez après le déjeuner.
Le créneau à poser en premier
Calez le déjeuner à 12h30 et bloquez 1h30. Cette case s'écrit avant toutes les autres, puis vous remplissez la matinée en remontant et l'après-midi en descendant.
Ce créneau est aussi votre seule marge. Si la matinée déborde de vingt minutes, prenez-les sur le repas. La séquence de l'après-midi a une heure de départ calée avec votre prestataire.
L'après-midi tient en une seule séquence
Après le repas, sortez le groupe. Bloquez 2h15, de 14h00 à 16h15. Un parcours Urban Rally dure 120 minutes, briefing compris, sur 2 à 6 km à pied et à votre rythme. Le quart d'heure restant sert à rassembler tout le monde au point d'arrivée.
Prenez un format qui se joue en tenue de ville. Sur un parcours à pied, il n'y a ni affaires de rechange ni vestiaire à prévoir, et aucun certificat à réclamer trois semaines avant.
Le rétroplanning : quatre dates à bloquer
Échéance | Ce que vous verrouillez |
|---|---|
J-8 semaines | La date et la salle |
J-3 semaines | L'invitation et le comptage des présents |
J-10 jours | La réservation du prestataire extérieur |
J-7 jours | La réception des accès et du matériel |
J-1 | La composition des équipes |
Huit semaines, c'est le délai que donne Weezevent pour un séminaire de moins de 50 personnes : six à huit semaines, et trois à six mois dès que l'événement se complique. ERA Experiences donne cinq à huit semaines sur le même format.
Le J-10 vient du prestataire. Chez Coddy, la préparation du jeu démarre dix jours avant l'événement et les codes de jeu partent sept jours avant. Réserver le mardi pour le jeudi suivant ne marche pas. Le calendrier complet est sur la page comment ça marche.
Pour les équipes, écrivez la liste vous-même la veille et mélangez les services. Si vous laissez le groupe se répartir sur place, vous n'avez plus la main sur qui joue avec qui. Chez Coddy, une équipe compte six joueurs au maximum.
Le budget, poste par poste
Weezevent situe une journée de séminaire entre 80 et 300 € par personne, tout compris. ERA Experiences annonce 100 € HT par personne comme plancher pour un format résidentiel avec nuitée.
L'activité de l'après-midi est le poste à chiffrer en premier, parce qu'elle se facture au forfait.
Pour 40 joueurs, la formule PRO de Coddy est à 740 € HTVA, soit 18,50 € par personne. La formule PREMIUM, avec un Game Master sur place, monte à 1 100 € HTVA, soit 27,50 €. En dessous de 20 joueurs, le format self-service revient à 33,05 € par équipe.
Les tarifs complets précisent ce que contient chaque formule. La facture se règle à 30 jours.
Chiffrez le repas et la salle ensuite : c'est là que part le reste de l'enveloppe.
Trois décisions à prendre avant d'envoyer l'invitation
L'heure de fin. Écrivez 17h00 sur l'invitation, pas « vers 17h ». Une heure ferme, c'est ce qui permet à quelqu'un de réserver son train pour 17h40.
Le format de l'après-midi. S'il demande une tenue particulière ou du matériel, l'invitation doit le dire. Un parcours Coddy demande un smartphone par équipe, rien d'autre.
Qui compose les équipes. La liste peut attendre la veille, mais tranchez dès maintenant que c'est vous qui la faites.
À retenir
Calez le déjeuner à 12h30 et bloquez 1h30 avant de remplir le reste de la journée. C'est votre seule marge si la matinée déborde.
Donnez une heure de fin à la plénière en l'ouvrant. Sans cette limite, le retard part sur les ateliers de 11h15, le seul créneau où les équipes prennent la parole.
Réservez l'activité extérieure au moins 10 jours avant le jour J : chez Coddy, la préparation démarre à J-10 et les codes de jeu partent à J-7.
Bloquez 2h15 pour l'après-midi : le parcours dure 120 minutes briefing compris, plus un quart d'heure pour rassembler tout le monde au point d'arrivée.
Écrivez la liste des équipes vous-même la veille, six joueurs maximum, en mélangeant les services.
Vous avez la date, la salle et votre effectif. Il reste le créneau de 14h00 à 16h15. Demandez un devis rapide en indiquant votre ville et le nombre de participants.
Questions fréquentes
Une journée, parfois deux, pendant lesquelles une équipe travaille hors de ses locaux habituels. Le programme mélange un temps d'information descendante, un temps de travail en petits groupes et un moment collectif informel. Ce qui le sépare d'une longue réunion tient au lieu et au repas partagé.
