Organiser une sortie scolaire en Belgique : règles et encadrement

Vous souhaitez organiser une sortie scolaire avec votre classe, mais quelques questions se posent avant d'en parler à votre direction. Combien d'accompagnateurs faut-il prévoir ? Une autorisation des parents est-elle nécessaire ? L'assurance de l'école couvre-t-elle les activités à l'extérieur ?

En Belgique francophone, les règles ne sont pas les mêmes qu'en France. Pour une excursion d'une journée, la Fédération Wallonie-Bruxelles ne fixe pas de taux général d'encadrement applicable à toutes les écoles. L'organisation dépend notamment de la direction, du pouvoir organisateur et des conditions de la sortie.

Voici les points à vérifier pour préparer votre activité, qu'il s'agisse d'une visite culturelle, d'un jeu de piste ou d'une journée de découverte en ville.

Quelle réglementation s'applique aux sorties scolaires en Belgique ?

En Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB), il faut d'abord distinguer deux situations : les sorties scolaires d'une journée, comme une visite de musée, et les séjours pédagogiques avec nuitée, comme les classes vertes ou les classes de neige.

Les séjours avec nuitée sont encadrés par la circulaire n° 6289 du 3 août 2017. Celle-ci a remplacé les anciennes circulaires relatives aux classes de dépaysement et aux activités extérieures, notamment la circulaire n° 5777 de 2016.

Ce texte définit des modalités spécifiques pour les séjours comprenant une ou plusieurs nuitées. Il ne faut donc pas reprendre ses taux d'encadrement et les appliquer automatiquement à une simple excursion d'une journée.

Et pour une sortie sans nuitée ?

Pour les sorties d'une journée, il n'existe pas de grille générale imposant un nombre précis d'accompagnateurs par élève dans tous les établissements francophones.

Cela ne signifie pas que l'école peut organiser une activité sans règles. La surveillance des élèves, la sécurité des déplacements et l'organisation de l'activité restent essentielles.

Avant de fixer votre encadrement, consultez le règlement d'ordre intérieur (ROI) de votre établissement ainsi que les éventuelles instructions de votre direction, de votre réseau ou de votre pouvoir organisateur (PO).

Combien d'accompagnateurs faut-il pour une sortie scolaire ?

C'est souvent la première question posée par la direction.

Pour une sortie sans nuitée dans l'enseignement francophone belge, le nombre d'accompagnateurs doit être déterminé en fonction des circonstances de l'activité, sous la responsabilité des autorités compétentes de l'école.

Plusieurs éléments doivent être examinés :

• L'âge des élèves. Une classe de troisième primaire n'a pas la même autonomie qu'un groupe de cinquième secondaire.

• Le nombre d'élèves. Plus le groupe est important, plus les déplacements et les regroupements demandent de l'organisation.

• Le lieu. Une activité dans un espace fermé ne présente pas les mêmes contraintes qu'un parcours dans les rues de Bruxelles, Namur ou Liège.

• Les déplacements. Transport en commun, traversées de routes et changements de lieux doivent être anticipés.

• Le fonctionnement de l'activité. Une visite en groupe entier et un jeu de piste avec plusieurs équipes nécessitent des modalités de surveillance différentes.

• Les besoins particuliers. Certains élèves peuvent avoir besoin d'un accompagnement spécifique.

Exemple : une classe de 26 élèves en excursion

Imaginons une classe de 26 élèves du secondaire qui souhaite découvrir le centre de Namur.

Pour une visite guidée, la classe peut rester regroupée autour de son enseignant et des accompagnateurs prévus.

Pour un jeu de piste, les 26 élèves pourraient former cinq équipes qui se déplacent sur des itinéraires différents.

Dans ce second cas, il faut anticiper la surveillance des groupes, les moyens de communication et la capacité des adultes à intervenir rapidement.

Le nombre d'accompagnateurs dépendra de l'organisation retenue et de sa validation par la direction. Il serait trompeur d'affirmer qu'un ratio unique suffit dans les deux situations.

Notre conseil : présentez à votre direction le parcours, la répartition des élèves et les modalités de surveillance avant de déterminer le nombre d'adultes nécessaires.

Une autorisation parentale est-elle obligatoire ?

Pour une sortie d'une journée, il faut distinguer l'information des parents, leur accord éventuel et l'autorisation de la direction.

L'autorisation de l'école

Une sortie organisée pendant le temps scolaire doit être approuvée dans le cadre des procédures de l'établissement.

Pour une excursion ordinaire sans nuitée, il ne faut pas appliquer automatiquement la procédure administrative prévue pour les séjours pédagogiques par la circulaire n° 6289.

Votre direction pourra vous préciser les documents attendus et le circuit de validation.

L'accord des parents

Il n'est pas possible de déduire de la circulaire n° 6289 qu'une autorisation parentale distincte serait systématiquement obligatoire pour chaque excursion d'une journée.

Les modalités pratiques dépendent notamment du ROI et des instructions de l'établissement.

Certaines écoles recueillent une autorisation générale en début d'année pour les activités pédagogiques extérieures. D'autres demandent un accord écrit pour chaque sortie.

Un accord spécifique est particulièrement prudent lorsque l'activité dépasse l'horaire habituel, prévoit un déplacement inhabituel ou comporte des conditions particulières.

Dans tous les cas, les parents doivent recevoir les informations utiles à l'organisation de la journée.

Que communiquer aux familles ?

Votre courrier ou message peut préciser la date, les heures de départ et de retour, le lieu, le programme, les déplacements, le matériel nécessaire et les frais éventuels.

Ajoutez le contact de l'établissement et les éventuelles consignes particulières.

Pour une sortie qui nécessite un accord écrit selon les règles de l'école, utilisez le formulaire validé par votre direction.

L'assurance scolaire couvre-t-elle les excursions ?

Une activité à l'extérieur implique de vérifier les assurances avant le départ.

En Belgique, les établissements disposent généralement de deux types de couverture :

L'assurance responsabilité civile intervient, selon les conditions du contrat, lorsque la responsabilité d'une personne assurée est engagée à la suite d'un dommage causé à un tiers.

L'assurance accidents corporels peut prendre en charge certains frais consécutifs à un accident subi par un élève, même sans faute établie, dans les limites du contrat.

Les excursions reconnues comme activités scolaires sont généralement couvertes par les contrats de l'établissement, mais il ne faut pas supposer que toutes les activités, tous les participants et tous les dommages sont automatiquement assurés.

Avant le départ, vérifiez auprès de votre direction :

• Que la sortie est bien reconnue comme activité scolaire.

• Que le parcours et les activités prévues entrent dans les garanties.

• Que les parents ou bénévoles accompagnateurs bénéficient d'une couverture adaptée.

• Quelle procédure suivre en cas d'accident.

• Si les conditions de transport nécessitent une vérification particulière.

Une activité organisée par un prestataire extérieur ne dispense pas l'école de vérifier sa propre couverture et ses obligations.

En cas de doute, votre direction ou votre pouvoir organisateur peut demander une confirmation écrite à l'assureur.

Un parent peut-il accompagner une sortie scolaire ?

Oui, les parents peuvent participer à l'encadrement d'une sortie lorsque l'école les y autorise.

Leur présence est souvent précieuse, notamment pour les groupes plus jeunes ou les activités qui nécessitent de répartir les élèves.

Un parent accompagnateur n'est toutefois pas simplement un visiteur supplémentaire. Il doit connaître les responsabilités qui lui sont confiées et respecter les consignes de l'équipe éducative.

Que peut-on lui demander ?

Selon l'activité et l'organisation validée, un parent peut aider à surveiller un groupe, accompagner les déplacements, vérifier les présences, rappeler les consignes ou signaler une difficulté.

En revanche, le fait d'être parent ne confère pas automatiquement les prérogatives d'un enseignant. Les décisions pédagogiques et la responsabilité générale de l'organisation restent dans le cadre défini par l'établissement.

La participation d'un parent doit donc être prévue et validée, et non improvisée le matin du départ.

Comment briefer les accompagnateurs ?

Un briefing de dix minutes avant de partir permet de clarifier l'essentiel.

Présentez le parcours et les zones autorisées, attribuez les groupes à surveiller, expliquez les points de rendez-vous et partagez les coordonnées des personnes responsables.

Précisez aussi ce qu'il faut faire si un élève se blesse, s'éloigne ou ne respecte pas les consignes.

Enfin, vérifiez que chaque accompagnateur dispose d'un téléphone chargé et sait comment contacter l'enseignant responsable.

Comment préparer un dossier de sortie pour la direction ?

Un dossier clair facilite la validation de votre projet. Il permet aussi d'identifier les difficultés avant qu'elles ne se présentent sur le terrain.

Pour une sortie d'une journée, voici une structure simple que vous pouvez adapter aux procédures de votre école.

Comment justifier l'intérêt pédagogique ?

Une sortie scolaire ne doit pas être présentée uniquement comme une activité récréative.

Pour convaincre votre direction, partez des apprentissages visés.

Une sortie en ville peut, par exemple, permettre de travailler l'observation du patrimoine, la lecture de documents, l'orientation, la coopération ou la résolution de problèmes.

Précisez ce que les élèves feront concrètement et comment vous exploiterez l'activité en classe.

Une préparation avant la sortie et un retour sur les apprentissages après celle-ci donnent davantage de cohérence au projet.

Anticiper les imprévus

Prévoyez également ce qui se passe si un accompagnateur se désiste, si un élève ne peut pas participer ou si les conditions météorologiques rendent l'activité difficile.

L'objectif n'est pas de constituer un dossier administratif interminable, mais de montrer que les décisions importantes ont été prises avant le départ.

Organiser une sortie scolaire en ville avec Coddy

Une sortie pédagogique en ville peut aussi prendre la forme d'un escape game urbain.

Avec Coddy, les élèves explorent la ville en petites équipes. Ils avancent à l'aide d'une application mobile et résolvent des énigmes basées sur l'observation, la logique et la coopération.

Les équipes peuvent suivre des itinéraires différents, ce qui évite de déplacer toute la classe au même endroit.

Un suivi en direct pour l'enseignant

L'organisateur dispose d'un tableau de bord accessible depuis un navigateur Web.

Il peut consulter la position et la progression de chaque équipe sur une carte et envoyer un message à une équipe ou à l'ensemble des participants.

Ce dispositif facilite la coordination de la sortie, particulièrement lorsque plusieurs groupes évoluent simultanément.

Il ne remplace pas la surveillance humaine. Le suivi GPS concerne les appareils des équipes et ne garantit pas individuellement la localisation ou la sécurité de chaque élève.

Le dispositif d'encadrement doit donc toujours être adapté à l'âge des participants et validé par l'établissement.

Les accompagnateurs peuvent aussi participer

Chez Coddy, les enseignants et les accompagnateurs peuvent jouer gratuitement.

Ils peuvent former leur propre équipe, rester en mode organisateur ou combiner les deux, dans la mesure où cela reste compatible avec les responsabilités qui leur sont confiées.

L'enseignant conserve ainsi plusieurs possibilités pour organiser la journée selon le niveau et l'autonomie de ses élèves.

Vous trouverez plus de détails dans notre FAQ consacrée aux sorties scolaires, notamment aux questions « Puis-je suivre mes élèves pendant toute la partie ? » et « Les accompagnateurs et enseignants peuvent-ils jouer ? ».

Tester l'activité avant de la proposer à votre école

Pour vous aider à préparer votre dossier, Coddy propose une démonstration gratuite de son application et de son tableau de bord.

Vous pouvez ainsi découvrir le fonctionnement du jeu, vérifier s'il convient à votre classe et présenter un projet concret à votre direction.

Découvrir la démonstration gratuite de Coddy

Un devis peut ensuite être établi selon le nombre d'élèves, la ville et la formule choisie.

Avant le départ : les dernières vérifications

Organiser une sortie scolaire en Belgique francophone demande surtout une bonne préparation et une coordination avec la direction.

Contrairement à certaines idées reçues, il n'existe pas de tableau réglementaire général fixant un nombre identique d'accompagnateurs pour toutes les excursions d'une journée.

Il faut donc construire votre encadrement à partir des besoins réels de l'activité, des règles de votre établissement et des risques du parcours.

Une fois les autorisations nécessaires vérifiées, les parents informés, les assurances confirmées et les rôles répartis, vous disposez d'une base solide pour organiser une sortie qui apporte quelque chose à vos élèves.

Sources réglementaires et ressources utiles

• Fédération Wallonie-Bruxelles, circulaire n° 6289 du 3 août 2017, relative aux séjours pédagogiques avec nuitée.

• Gallilex, base officielle des textes réglementaires de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

• ChanGements pour l'égalité, « Ce que dit la loi », analyse des responsabilités et des normes d'encadrement.

• Enseignement.be, portail officiel de l'enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles.

Les informations de cet article concernent les écoles relevant de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Elles ne s'appliquent pas automatiquement à l'enseignement néerlandophone, qui relève de la Communauté flamande.